Bán tour cho đoàn công ty là bán cho một nhóm người với nhiều vai khác nhau: người liên hệ với mình, người duyệt ngân sách, những nhân viên sẽ đi, và ban lãnh đạo muốn chuyến đi gắn kết mọi người. Hiểu đúng dịp đi, mục tiêu của chuyến và quy trình nội bộ của khách thì mới làm được phương án trúng.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Đoàn công ty là mảng mà nhiều công ty lữ hành thèm muốn vì đông người và đi đều hằng năm. Nhưng nó cũng là mảng có nhiều người ngã ngựa vì làm phương án đẹp mà không trúng ý ai. Tập này mình kể cách tiếp cận mảng này từ phía người bán.
Ai là người quyết định trong một đoàn công ty?
Người nhắn tin hay gọi điện cho mình thường là nhân viên phòng nhân sự hoặc hành chính, được giao tìm đơn vị tổ chức. Họ là cầu nối, nhưng hiếm khi là người quyết định cuối cùng.
Người quyết định thường là trưởng phòng, giám đốc hoặc một ban tổ chức gồm vài người. Họ quan tâm đến ngân sách, uy tín của đơn vị tổ chức và việc chuyến đi có đạt được mục tiêu của công ty hay không.
Còn có những người ảnh hưởng mà không ngồi trong phòng họp: nhân viên lâu năm có tiếng nói, công đoàn, những người từng đi chuyến năm trước và còn nhớ điều không vui. Ý kiến của họ thường được người liên hệ chuyển lại cho ban tổ chức.
Vì vậy hãy hỏi người liên hệ một cách khéo: phương án sẽ được trình cho ai, ai quyết, năm trước điều gì được khen nhất và điều gì bị chê nhất. Câu trả lời giúp mình làm phương án cho đúng người đọc.
Mỗi dịp đi một mục tiêu khác
Chuyến nghỉ hằng năm cho toàn bộ nhân viên thường cần vui, nghỉ ngơi, có hoạt động cho cả gia đình nếu nhân viên được đưa người thân theo. Chương trình không nên quá dày, có một buổi tối chung để mọi người gặp nhau.
Chuyến khen thưởng cho nhân viên xuất sắc thì cần cảm giác đặc biệt: nơi ở tốt hơn, trải nghiệm mà người ta không tự đi được, một buổi tối được tôn vinh. Đây là phần thưởng, nên chi tiết chu đáo quan trọng hơn số điểm tham quan.
Chuyến kết hợp hội nghị thì cần phòng họp đúng chuẩn, thiết bị âm thanh hình ảnh ổn định, giờ giấc chặt chẽ, và phần tham quan được sắp xếp không lấn vào giờ làm việc.
Hỏi rõ mục tiêu ngay từ đầu giúp mình không làm một phương án nghỉ dưỡng cho một đoàn đang cần một hội nghị chỉn chu, hay ngược lại.
Làm phương án cho người duyệt dễ chọn
Ban tổ chức thường muốn có vài phương án để so sánh. Hai hoặc ba phương án là vừa, khác nhau ở một vài điểm chính như điểm đến, hạng nơi ở, có gala hay không. Nhiều hơn thế người duyệt dễ bị rối.
Mỗi phương án nên có một đoạn tóm tắt ngắn ở đầu: điểm nổi bật, phù hợp với mục tiêu nào, ưu và nhược điểm. Người duyệt bận rộn thường chỉ đọc kỹ đoạn này.
Phần chi tiết thì tách theo hạng mục để phòng kế toán đối chiếu dễ dàng. Ghi rõ những gì bao gồm, không bao gồm, mốc chốt số lượng và điều kiện huỷ.
Nếu có thể, hãy kèm một vài hình ảnh thật của nơi ở và hoạt động. Một bức ảnh phòng họp thật nhìn ra biển thuyết phục hơn ba dòng mô tả.
Gặp mặt, khảo sát cùng khách và chuẩn bị chi tiết
Với đoàn lớn, một buổi gặp trực tiếp giữa công ty lữ hành và ban tổ chức gần như là bắt buộc. Gặp mặt giúp hai bên hiểu nhau, giải đáp những câu hỏi mà thư từ qua lại mất cả tuần.
Một số công ty khách muốn đi khảo sát cùng trước chuyến lớn. Đó là cơ hội để mình thể hiện sự chuyên nghiệp: sắp xếp gọn gàng, có người địa phương giới thiệu, ghi lại mọi góp ý.
Phần chuẩn bị chi tiết với đoàn công ty thường nhiều: danh sách khách theo phòng ban, phân phòng theo yêu cầu, in băng rôn và vật phẩm theo nhận diện của công ty, kịch bản gala, quà tặng. Lập một bảng việc cần làm với hạn chót cho từng mục.
Hãy có một người đầu mối duy nhất phía công ty lữ hành làm việc với một người đầu mối duy nhất phía khách. Nhiều đầu mối là nhiều phiên bản danh sách khác nhau.
Giữ hợp đồng cho năm sau
Hợp đồng năm sau bắt đầu từ ngày cuối của chuyến năm nay. Hỏi ý kiến khách ngay sau chuyến, gửi lời cảm ơn kèm vài bức ảnh đẹp của đoàn, và mời ban tổ chức một buổi rút kinh nghiệm ngắn.
Ghi lại hồ sơ của đoàn: ai là người liên hệ, ai quyết định, mục tiêu năm nay, điều được khen, điều bị chê, ngân sách khoảng bao nhiêu. Năm sau khi họ bắt đầu tìm đơn vị tổ chức, mình đã có sẵn một phương án cải tiến.
Giữ liên lạc nhẹ nhàng trong năm: chúc mừng ngày thành lập công ty khách, gửi một gợi ý điểm đến mới vào mùa họ thường lên kế hoạch. Đừng chỉ xuất hiện khi cần bán.
Và nếu trong chuyến có sự cố, hãy là người nói trước, xin lỗi và đề xuất cách bù đắp. Khách đoàn công ty tha thứ cho sự cố được xử lý tốt nhanh hơn tha thứ cho sự im lặng.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn công ty thường đặt tour trước bao lâu?
Tuỳ quy mô và dịp đi. Đoàn lớn hay chuyến đi mùa cao điểm thường lên kế hoạch từ nhiều tháng trước để kịp trình duyệt và giữ chỗ. Đoàn nhỏ có thể quyết nhanh hơn. Hỏi lịch trình duyệt nội bộ của khách để biết mình còn bao nhiêu thời gian.
Làm gala cho đoàn công ty cần chuẩn bị gì?
Cần địa điểm phù hợp số người, âm thanh ánh sáng, người dẫn chương trình, kịch bản, thực đơn, trang trí theo nhận diện của công ty và phương án khi trời mưa nếu tổ chức ngoài trời. Chạy thử kỹ thuật trước giờ diễn ra là bước không nên bỏ.
Đoàn công ty cho nhân viên đưa người nhà theo thì tính thế nào?
Thường công ty khách trả cho nhân viên, người nhà tự trả hoặc được hỗ trợ một phần theo chính sách riêng. Công ty lữ hành nên báo giá tách bạch cho người nhà, trẻ em, và hỏi rõ ai thanh toán phần nào để tránh nhầm lẫn khi quyết toán.
Có nên làm phương án quá rẻ để thắng thầu đoàn công ty?
Không nên. Phương án quá rẻ dễ phải cắt chất lượng, và đoàn công ty đánh giá đơn vị tổ chức bằng trải nghiệm của cả trăm người. Một chuyến đi hỏng có thể làm mất khách nhiều năm liền.
Làm sao tiếp cận được khách đoàn công ty khi mới mở?
Bắt đầu từ quan hệ sẵn có, từ khách cũ làm việc trong các công ty, từ việc tổ chức tốt những đoàn nhỏ để được giới thiệu. Một phương án gửi đúng người vào đúng mùa họ lên kế hoạch hiệu quả hơn gửi đại trà.
