Một báo giá tour tốt cho khách thấy ngay họ phải trả bao nhiêu, nhận được những gì, có thể phát sinh thêm những khoản nào, và điều kiện thanh toán, huỷ ra sao. Nó được viết theo từng dòng dễ đọc, khớp từng chữ với chương trình, và không giấu chi phí nào vào chữ nhỏ.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Rất nhiều cuộc cãi nhau trên tour bắt đầu bằng câu tưởng cái này có trong giá rồi chứ. Tập này mình nói cách viết báo giá để không ai phải nói câu đó. Mình không bàn mức giá cụ thể, chỉ bàn cách trình bày.
Một báo giá rõ ràng gồm những phần nào?
Một báo giá gọn thường có năm phần. Thứ nhất là thông tin chung: tên tour, ngày đi, số ngày, số khách dự kiến. Thứ hai là giá: cho mỗi khách hay cho cả đoàn, đã gồm thuế hay chưa. Thứ ba là phần bao gồm. Thứ tư là phần không bao gồm. Thứ năm là điều kiện thanh toán, huỷ và thời hạn báo giá.
Thứ tự này giúp khách đọc từ trên xuống mà không bị lạc. Nhiều báo giá đặt giá ở cuối sau cả trang chữ, khách phải lướt tìm và thấy khó chịu.
Báo giá nên đi kèm chương trình chi tiết, và hai tài liệu phải khớp nhau. Chương trình ghi có bữa tối đặc sản thì phần bao gồm phải có bữa tối đó.
Ghi rõ thời hạn hiệu lực của báo giá. Giá dịch vụ mùa cao điểm thay đổi nhanh, một báo giá không có hạn có thể bị khách cầm lại sau ba tháng đòi áp dụng.
Giá theo người, trẻ em và phụ thu
Giá tour thường tính cho mỗi người lớn, dựa trên số khách nhất định và hai người một phòng. Hãy ghi rõ giả định đó. Nếu đoàn ít hơn số khách dự kiến, giá có thể thay đổi, và khách cần biết điều này từ đầu.
Giá trẻ em nên chia theo nhóm tuổi rõ ràng, ghi rõ trẻ có giường riêng hay ngủ chung với bố mẹ, có suất ăn riêng hay không. Đây là phần hay gây hiểu lầm nhất với các gia đình.
Phụ thu phòng đơn cho người muốn ở riêng, phụ thu ngày lễ, phụ thu cho dịch vụ nâng hạng như phòng nhìn ra biển, đều nên ghi thành dòng riêng.
Nếu có giá khác nhau theo ngày khởi hành, hãy liệt kê từng ngày hoặc từng khoảng thời gian. Đừng để khách tự hiểu giá thấp nhất là giá của ngày họ chọn.
Viết phần bao gồm thật cụ thể
Phần bao gồm nên liệt kê từng hạng mục: phương tiện di chuyển loại gì, khách sạn hạng nào hoặc tên cụ thể nếu đã chốt, bao nhiêu bữa sáng, trưa, tối, vé tham quan những điểm nào, hướng dẫn viên suốt tuyến hay tại điểm, nước uống, bảo hiểm loại gì.
Viết cụ thể giúp khách so sánh công bằng với báo giá của nơi khác. Hai báo giá có cùng con số nhưng một bên có đủ vé tham quan, một bên không, là hai sản phẩm rất khác nhau.
Tránh những cụm từ mơ hồ như các điểm tham quan theo chương trình nếu chương trình có những điểm tự chọn. Khách sẽ hiểu là mọi điểm đều đã được trả tiền.
Nếu có món quà, dịch vụ tặng kèm, hãy ghi rõ là tặng kèm và điều kiện áp dụng. Đừng để khách đến nơi mới biết món tặng chỉ dành cho đoàn trên một số lượng nào đó.
Phần không bao gồm và chi phí có thể phát sinh
Phần không bao gồm quan trọng không kém. Liệt kê những thứ khách phải tự trả: đồ uống trong bữa ăn, chi phí cá nhân, giặt là, điện thoại, các hoạt động tự chọn, tiền bồi dưỡng nếu có thói quen này, phụ thu phòng đơn.
Với những hoạt động tự chọn có thu thêm, nên ghi rõ đó là hoạt động gì và khách có thể đăng ký trước hay tại chỗ. Nói trước để khách tự quyết, không phải đến nơi mới thấy mình bị đặt trước một lựa chọn bất ngờ.
Có những chi phí phát sinh do khách thay đổi như đổi ngày, đổi tên, tách đoàn. Hãy ghi cách xử lý những trường hợp này.
Một câu hỏi hữu ích trước khi gửi báo giá là: nếu mình là khách đi hết chuyến này, mình sẽ phải mở ví trả thêm cho những gì. Liệt kê đủ những thứ đó là khách không có lý do phàn nàn về chi phí ẩn.
Báo giá cho đoàn công ty khác gì?
Đoàn công ty thường cần báo giá chi tiết hơn, có khi tách theo từng hạng mục để phòng kế toán của họ đối chiếu: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, sự kiện, quà tặng, chi phí tổ chức.
Họ cũng hay cần nhiều phương án để trình ban giám đốc chọn. Hãy làm hai hoặc ba phương án rõ ràng, khác nhau ở những điểm chính như hạng khách sạn hay có gala hay không, kèm nhận xét ngắn về ưu nhược điểm từng phương án.
Chứng từ cũng là phần cần nói trước: công ty khách cần loại hoá đơn nào, xuất cho đơn vị nào, thanh toán theo mấy đợt. Hỏi rõ những điều này từ lúc báo giá giúp tránh rắc rối khi quyết toán.
Cuối cùng, ghi rõ mốc chốt số lượng khách và cách tính khi số thực tế thay đổi. Với đoàn công ty, đây là chỗ hay phát sinh tranh cãi nhất.
Câu hỏi thường gặp
Báo giá tour nên có hiệu lực bao lâu?
Tuỳ mùa và loại dịch vụ, nhưng nên có một thời hạn cụ thể ghi rõ trên báo giá. Mùa cao điểm giá dịch vụ thay đổi nhanh nên thời hạn thường ngắn hơn. Hết hạn thì cần báo lại theo giá mới.
Giá tour trẻ em thường tính thế nào?
Thường chia theo nhóm tuổi, kèm điều kiện có giường riêng hay ngủ chung với bố mẹ, có suất ăn riêng không. Mỗi công ty và nhà cung cấp có quy định khác nhau, nên ghi rõ trong báo giá để gia đình dễ tính.
Có nên ghi tên khách sạn cụ thể trong báo giá không?
Nếu đã chốt được thì nên ghi tên cụ thể. Nếu chưa, hãy ghi hạng khách sạn và cam kết tương đương, kèm thời điểm sẽ thông báo tên chính thức. Đổi khách sạn so với báo giá phải báo khách và được khách đồng ý.
Khách đòi bớt giá sau khi đã chốt báo giá thì sao?
Hãy xem lý do. Nếu khách muốn bớt dịch vụ thì điều chỉnh tương ứng. Nếu chỉ muốn giảm giá mà giữ nguyên dịch vụ, cân nhắc kỹ vì giảm mà không có cơ sở dễ làm lỗ tour. Giữ lời với báo giá đã gửi là cách giữ uy tín.
Chi phí ẩn trong tour là gì và tránh thế nào?
Là những khoản khách phải trả thêm mà không được báo trước rõ ràng. Cách tránh là liệt kê đầy đủ phần không bao gồm, ghi rõ các hoạt động tự chọn và chi phí phát sinh do thay đổi, và giải thích cho khách khi gửi báo giá.
