Đếm khách mỗi lần lên xuống xe, hẹn giờ và điểm tập trung bằng một mốc dễ nhớ, phát cho mỗi khách số điện thoại của người dẫn đoàn là ba việc phòng lạc cơ bản nhất. Khi đã có người lạc, giữ cả đoàn ở nơi an toàn, gọi điện cho khách, tìm theo khu vực cuối cùng thấy họ, nhờ bảo vệ hay công an hỗ trợ và báo công ty.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Hiếm có cảm giác nào đáng sợ với người dẫn đoàn bằng lúc đếm đi đếm lại vẫn thiếu một người. Tập này mình nói về những thói quen giúp chuyện đó ít xảy ra, và phải làm gì trong những phút đầu khi nó đã xảy ra.
Đếm khách: việc nhàm nhất mà quan trọng nhất
Người dẫn đoàn có nghề đếm khách ở mọi lần chuyển chỗ: lên xe, xuống xe, vào cổng, ra cổng, trước khi rời nhà hàng. Đếm bằng mắt, đếm lại bằng danh sách khi đoàn đông. Không bao giờ để xe chạy khi chưa đếm đủ.
Với đoàn lớn, có thể chia đoàn thành nhóm nhỏ, mỗi nhóm có một người đại diện. Người đại diện báo nhóm mình đủ chưa, hướng dẫn viên chỉ cần đếm số nhóm. Cách này nhanh hơn và khách cũng tự để ý nhau hơn.
Một mẹo khác là nhớ chỗ ngồi quen của từng khách trên xe. Sau một hai ngày, chỉ cần nhìn ghế trống là biết thiếu ai.
Đừng ngại bị coi là kỹ quá. Khách có thể thấy hơi phiền vì bị đếm nhiều, nhưng không ai muốn bị bỏ lại ở một trạm dừng chân xa lạ.
Hẹn giờ và điểm tập trung cho rõ
Mỗi lần cho đoàn tự do tham quan, hãy nói rõ hai điều: mấy giờ tập trung và tập trung ở đâu. Chọn một mốc dễ nhận và không thể nhầm, như cổng chính, gốc cây lớn, đài phun nước. Tránh những điểm hẹn kiểu chỗ lúc nãy hay gần nhà vệ sinh khi khu vực có nhiều nhà vệ sinh.
Nhắc lại giờ hẹn hai lần, và nếu được thì chỉ tận tay mốc tập trung trước khi đoàn tản ra. Với khách nước ngoài, ghi giờ hẹn lên một tờ giấy hay nhắn vào nhóm đoàn.
Ở những nơi rất đông như chợ, lễ hội, nên rút ngắn thời gian tự do và giữ đoàn đi gần nhau hơn. Một vật dễ thấy như lá cờ nhỏ, chiếc ô màu, chiếc mũ đồng phục giúp khách nhìn thấy người dẫn đoàn từ xa.
Đến giờ hẹn, hướng dẫn viên phải có mặt trước. Khách đến điểm hẹn mà không thấy ai sẽ đi tìm, và từ đó dễ lạc.
Thẻ liên lạc và lời dặn khi lạc
Ngay ngày đầu, phát cho mỗi khách một tấm thẻ nhỏ hoặc lưu sẵn trong điện thoại: tên công ty, số điện thoại của hướng dẫn viên, tên và địa chỉ khách sạn. Với khách nước ngoài, ghi thêm tên khách sạn bằng tiếng Việt để đưa cho tài xế taxi.
Dặn đoàn một điều quan trọng: nếu bị lạc, hãy đứng yên ở chỗ dễ thấy hoặc quay lại điểm hẹn gần nhất, và gọi điện cho hướng dẫn viên. Đừng đi lang thang tìm đoàn, vì cả hai bên cùng đi tìm nhau thì rất khó gặp.
Với trẻ em, bố mẹ nên ghi số điện thoại của mình vào một tấm thẻ trong túi áo của con, và dặn con tìm người mặc đồng phục bảo vệ hay nhân viên khu tham quan để nhờ giúp.
Những lời dặn này nói nhẹ nhàng như một mẹo đi chơi, không cần làm khách lo lắng.
Khi có người lạc: những phút đầu tiên
Khi phát hiện thiếu người, việc đầu tiên là giữ phần còn lại của đoàn ở một chỗ an toàn, nhờ một người trong đoàn hay tài xế trông. Đừng để cả đoàn tản ra đi tìm, nếu không có khi lạc thêm người.
Gọi ngay cho khách bị lạc. Phần lớn trường hợp khách chỉ mải mua sắm hay đi vệ sinh, nghe máy là giải quyết xong. Nếu khách không nghe máy, hỏi người đi cùng xem lần cuối thấy họ ở đâu, lúc nào, mặc gì.
Đi tìm theo khu vực cuối cùng thấy khách, báo cho bảo vệ, nhân viên khu tham quan, nhờ họ thông báo qua loa nếu có. Để lại một người ở điểm hẹn phòng khi khách tự quay lại.
Báo điều hành tình hình. Nếu sau một khoảng thời gian hợp lý vẫn không liên lạc được, hoặc khách là trẻ em, người lớn tuổi, người có vấn đề sức khoẻ, hãy báo công an nơi gần nhất ngay, không chờ đợi.
Trẻ em và người lớn tuổi: thêm một lớp an toàn
Trẻ em lạc là tình huống phải xử lý khẩn cấp nhất. Ngay khi bố mẹ báo không thấy con, huy động người tìm ngay, báo bảo vệ khu vực, báo công an. Mô tả rõ quần áo, đặc điểm của trẻ. Đừng ngại làm lớn chuyện, chậm vài phút có thể rất đắt.
Phòng ngừa thì nhắc bố mẹ luôn giữ con trong tầm mắt ở nơi đông người, chụp một tấm ảnh con vào buổi sáng để có hình ảnh quần áo hôm đó nếu cần.
Người lớn tuổi đôi khi lạc vì đi chậm, vì không nghe rõ giờ hẹn, hay vì mất phương hướng ở nơi lạ. Hãy xếp họ đi cùng người thân hay một người khoẻ trong đoàn, dặn giờ hẹn riêng và kiểm tra họ thường xuyên hơn.
Sau mỗi lần có người lạc, dù tìm được ngay, hãy ghi vào nhật ký đoàn và nghĩ xem thói quen nào của mình cần thay đổi để lần sau không lặp lại.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu thì nên báo công an khi khách đi lạc?
Với trẻ em, người lớn tuổi hay người có vấn đề sức khoẻ thì báo ngay. Với người lớn khoẻ mạnh, nếu đã tìm và gọi điện trong một khoảng thời gian hợp lý mà không liên lạc được thì nên báo. Không có quy tắc chờ cố định, an toàn của khách là ưu tiên.
Khách nước ngoài đi lạc mà không biết tiếng Việt thì sao?
Phát thẻ ghi tên, địa chỉ khách sạn bằng tiếng Việt và số điện thoại hướng dẫn viên ngay từ đầu. Dặn khách đứng yên ở nơi dễ thấy, nhờ nhân viên khu vực hoặc cửa hàng gọi điện giúp. Hướng dẫn viên tìm theo khu vực cuối cùng thấy khách.
Có nên dùng cờ hay ô màu khi dẫn đoàn không?
Ở nơi đông người, một vật dễ nhận như lá cờ nhỏ hay chiếc ô màu giúp khách theo kịp và nhìn thấy người dẫn đoàn từ xa. Ở nơi yên tĩnh hay trang nghiêm thì nên hạ cờ xuống cho lịch sự.
Đếm khách thế nào cho nhanh với đoàn đông?
Chia đoàn thành nhóm nhỏ có người đại diện báo đủ, nhớ chỗ ngồi quen của từng người trên xe, và dùng danh sách khi cần chắc chắn. Không cho xe chạy khi chưa đếm đủ, dù đang trễ giờ.
Khách tự ý tách đoàn đi riêng thì xử lý thế nào?
Hỏi rõ khách muốn đi đâu, đến khi nào quay lại, có số điện thoại liên lạc, và ghi vào nhật ký đoàn. Nếu khách tách khỏi chương trình, nên có xác nhận bằng tin nhắn để rõ trách nhiệm. Nhắc khách những rủi ro khi tự đi ở nơi lạ.
