Quyết toán tour là đối chiếu mọi khoản đã chi thật với dự toán ban đầu, thu đủ hoá đơn, trả đủ nhà cung cấp và hoàn tạm ứng cho hướng dẫn viên. Còn buổi rút kinh nghiệm là lúc cả nhóm ngồi lại xem chỗ nào vấp, để chương trình lần sau tốt hơn lần này.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Khi khách đã về đến nhà và đăng ảnh vui vẻ, công ty vẫn còn một phần việc nữa. Làm nhanh và đúng phần này thì công ty biết mình lời lỗ ra sao, làm qua loa thì vài tháng sau sẽ thấy những khoản không ai giải thích được.
Vì sao phải quyết toán ngay khi đoàn vừa về?
Trí nhớ phai rất nhanh. Ngay khi đoàn vừa về, hướng dẫn viên còn nhớ khoản phát sinh nào chi cho việc gì, nhà hàng nào thêm món, chỗ nào phải mua thêm vé. Để vài tuần, mọi thứ thành mờ mịt, hoá đơn lạc mất trong túi áo.
Nhà cung cấp cũng cần được trả đúng hẹn. Họ đã phục vụ đoàn, đã bỏ tiền đi chợ, trả lương nhân viên. Công ty quyết toán chậm thì trả chậm, trả chậm thì mùa sau khó giữ chỗ.
Với hướng dẫn viên tự do, quyết toán nhanh còn là chuyện tiền túi. Nhiều người phải ứng trước những khoản phát sinh trên đường. Hoàn tiền chậm làm họ mất thiện cảm và có khi không muốn nhận đoàn của công ty nữa.
Vì vậy nhiều công ty đặt quy tắc: hướng dẫn viên nộp hồ sơ quyết toán trong một vài ngày sau khi về, điều hành đối chiếu xong trong tuần.
Đối chiếu dự toán và thực chi
Trước khi đoàn đi, điều hành đã có một bảng dự toán liệt kê từng khoản: xe, phòng, ăn, vé, hướng dẫn viên, bảo hiểm, nước uống. Quyết toán là đặt bảng thực chi cạnh bảng đó và xem từng dòng.
Giả sử dự toán ghi ba mươi suất ăn trưa ngày thứ hai, nhưng nhà hàng tính ba mươi hai. Điều hành phải hỏi: có thêm hai khách, hay tính nhầm, hay có hai suất cho tài xế và hướng dẫn viên mà lúc dự toán quên. Mỗi chênh lệch đều cần một lý do ghi lại.
Có những chênh lệch là bình thường và có lý: thời tiết xấu phải đổi điểm, khách ốm phải gọi xe riêng. Có những chênh lệch là dấu hiệu cần xem lại: một nhà cung cấp lần nào cũng tính dư, một khoản phát sinh lặp lại ở nhiều đoàn mà dự toán chưa từng có.
Sau vài mùa, bảng đối chiếu này sẽ giúp dự toán của công ty sát thực tế hơn. Đó là cách để giá tour không bị lỗ âm thầm.
Hoá đơn, chứng từ và tạm ứng
Mỗi khoản chi nên có chứng từ phù hợp theo yêu cầu của kế toán công ty: hoá đơn, phiếu thu, biên nhận có chữ ký. Hướng dẫn viên cần biết từ trước khoản nào phải lấy hoá đơn, khoản nào chỉ cần biên nhận, để không phải quay lại xin.
Một mẹo đơn giản là chuẩn bị cho hướng dẫn viên một phong bì lớn, chia ngăn theo ngày. Tối nào cũng bỏ hoá đơn của ngày vào ngăn đó, ghi vài chữ ở mặt sau. Về đến nơi chỉ cần đổ ra là đã gọn.
Phần tạm ứng phải được đối chiếu rõ: ứng bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn thừa trả lại bao nhiêu hay thiếu được hoàn bao nhiêu. Hai bên cùng ký xác nhận.
Các yêu cầu cụ thể về hoá đơn, thuế thì mỗi công ty theo hướng dẫn của kế toán và quy định hiện hành. Điều hành không nên tự đoán, có gì chưa rõ thì hỏi trước khi đoàn đi, đừng để sau.
Công nợ với nhà cung cấp
Sau khi đối chiếu, điều hành gửi xác nhận công nợ cho từng nhà cung cấp: đoàn nào, ngày nào, dịch vụ gì, số lượng bao nhiêu, đã cọc bao nhiêu, còn phải trả bao nhiêu. Hai bên khớp số với nhau trước khi chuyển tiền.
Nếu có tranh cãi về số lượng hay chất lượng, hãy dựa vào phiếu dịch vụ và báo cáo của hướng dẫn viên. Nói chuyện bằng giấy tờ thì nhẹ nhàng hơn nói chuyện bằng trí nhớ.
Với những nhà cung cấp làm hỏng dịch vụ, việc trừ tiền hay không nên làm theo thoả thuận đã có và trao đổi thẳng thắn. Đừng tự ý trừ mà không báo, vì làm vậy mất lòng hơn là được.
Một bảng theo dõi công nợ cập nhật hằng tuần giúp giám đốc biết công ty đang nợ ai, ai đang nợ công ty. Nhiều công ty nhỏ không lỗ vì bán tour, mà khó khăn vì không biết dòng tiền của mình đang ở đâu.
Buổi rút kinh nghiệm: hỏi gì và ghi gì
Sau những đoàn lớn hay đoàn có sự cố, nên có một buổi rút kinh nghiệm ngắn giữa người bán, điều hành và hướng dẫn viên. Không cần dài, chừng nửa tiếng là đủ nếu chuẩn bị trước.
Ba câu hỏi cơ bản là điều gì chạy tốt và nên giữ, điều gì vấp và vì sao, lần sau sửa thế nào. Hãy bắt đầu bằng phần tốt để mọi người không vào buổi họp với tâm thế bị trách.
Đọc lại phản hồi của khách và nhật ký đoàn trong buổi này. Có khi khách khen một bữa ăn mà công ty định bỏ vì đắt, có khi khách phàn nàn đúng chặng xe mà hướng dẫn viên đã cảnh báo từ lâu.
Kết thúc buổi họp, hãy chốt vài thay đổi cụ thể và giao cho người cụ thể: sửa lịch chạy tuyến này, đổi nhà hàng chặng kia, thêm một dòng nhắc vào buổi bàn giao. Rút kinh nghiệm mà không có việc cần làm thì chỉ là ngồi kể chuyện.
Câu hỏi thường gặp
Hướng dẫn viên mất hoá đơn thì xử lý thế nào?
Hãy liên hệ lại nhà cung cấp để xin bản sao hoặc biên nhận thay thế càng sớm càng tốt. Nếu không được, báo ngay cho điều hành và kế toán để cùng tìm cách xử lý theo quy định nội bộ. Lần sau nên giữ hoá đơn theo từng ngày ngay trên tour.
Quyết toán tour mất bao lâu là hợp lý?
Nhiều công ty đặt mục tiêu hướng dẫn viên nộp hồ sơ trong vài ngày sau khi về và điều hành đối chiếu xong trong khoảng một tuần. Càng để lâu càng khó nhớ và càng dễ thiếu chứng từ.
Tour lỗ thì làm sao biết lỗ ở đâu?
Đặt bảng thực chi cạnh dự toán và xem từng dòng chênh lệch. Thường lỗ đến từ vài khoản cụ thể như phát sinh không được tính, số khách giảm mà chi phí cố định không giảm, hay dự toán quá lạc quan. Ghi lại để sửa giá cho đoàn sau.
Có cần mời hướng dẫn viên tự do vào buổi rút kinh nghiệm không?
Nên mời nếu có thể, vì họ là người thấy rõ nhất chuyện gì đã xảy ra trên đường. Nhiều công ty trả thêm cho thời gian đó hoặc gom góp ý qua một cuộc gọi ngắn nếu hướng dẫn viên đang bận đoàn khác.
Phản hồi của khách nên thu thập lúc nào?
Có thể hỏi nhanh vào ngày cuối tour khi khách còn nhớ rõ, và gửi một phiếu ngắn vài ngày sau khi về để khách trả lời thoải mái hơn. Đừng hỏi quá dài, vài câu đúng trọng tâm dễ được trả lời hơn.
