Giá thành tour gồm hai phần. Phần cố định không đổi dù đoàn đông hay ít, như tiền xe hay thù lao hướng dẫn viên. Phần biến đổi thì tính theo từng người khách, như bữa ăn, phòng nghỉ, vé vào cổng. Hiểu hai phần này rồi thì mới biết đoàn cần bao nhiêu khách để không bị lỗ.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Tập này có chút tính toán, nhưng mình sẽ dùng đơn vị tượng trưng chứ không dùng tiền thật, vì giá dịch vụ mỗi nơi mỗi mùa một khác. Bạn chỉ cần nắm được cách nghĩ, rồi tự đưa con số của mình vào.
Chi phí cố định là gì?
Chi phí cố định của một đoàn là những khoản mình phải trả dù đoàn có mười người hay hai mươi người. Thuê một chiếc xe ba mươi chỗ cho ba ngày thì giá xe vẫn vậy dù trên xe có mười lăm hay hai mươi lăm khách. Thù lao hướng dẫn viên, phí thuê thuyền nguyên chiếc, phí xin phép vào một khu đặc biệt cũng thường thuộc nhóm này.
Đặc điểm của chi phí cố định là đoàn càng đông thì phần mỗi khách phải gánh càng nhỏ. Đây là lý do vì sao tour ghép thường có số khách tối thiểu mới khởi hành.
Cũng có những chi phí cố định theo bậc. Đoàn dưới một con số nhất định đi một xe, vượt qua thì phải hai xe, hoặc phải thêm một hướng dẫn viên. Khi chạm bậc đó, chi phí cố định nhảy lên một nấc.
Khi lập dự toán, hãy liệt kê riêng các khoản cố định ra một cột. Nhìn cột đó là biết đoàn của mình nặng về phần nào.
Chi phí theo đầu khách là gì?
Chi phí theo đầu khách là những khoản tăng giảm theo số người. Mỗi khách một suất ăn, một vé tham quan, một phần bảo hiểm, một chỗ trong phòng, một chai nước uống trên xe. Thêm một khách là thêm từng ấy khoản.
Phòng nghỉ là một khoản cần chú ý. Khách sạn tính theo phòng, không theo người, nên hai người ở chung một phòng sẽ chia đôi, còn một khách muốn ở riêng một phòng thì phải gánh trọn. Đó là lý do nhiều tour có khoản phụ thu phòng đơn.
Một số chi phí trông như theo đầu khách nhưng lại có điều kiện. Nhà hàng có thể yêu cầu tối thiểu số suất cho một bàn. Điểm tham quan có thể giảm giá cho đoàn trên một số lượng nhất định. Hãy đọc kỹ điều kiện của từng nhà cung cấp.
Cột thứ hai trong dự toán là cột chi phí theo đầu khách. Cộng cột này lại là ra chi phí biến đổi cho một khách.
Một ví dụ giả định dễ nhẩm
Giả sử một tour ba ngày có tổng chi phí cố định là sáu mươi đơn vị, gồm xe và hướng dẫn viên. Chi phí theo đầu khách là mười đơn vị cho mỗi người, gồm ăn, ngủ, vé. Những con số này chỉ là tưởng tượng để nhẩm cho dễ.
Nếu đoàn có mười khách, mỗi khách gánh sáu đơn vị chi phí cố định, cộng mười đơn vị chi phí riêng, ra giá thành mười sáu đơn vị một người. Nếu đoàn có hai mươi khách, mỗi người chỉ gánh ba đơn vị cố định, giá thành còn mười ba đơn vị.
Bây giờ giả sử công ty định bán tour với giá mười lăm đơn vị một người. Mỗi khách đem về năm đơn vị sau khi trừ chi phí riêng của họ. Để bù đủ sáu mươi đơn vị cố định, cần sáu mươi chia năm, tức mười hai khách. Mười hai khách là điểm hoà vốn của tour này.
Dưới mười hai khách là lỗ, trên mười hai khách mới bắt đầu có lời. Con số này chính là cơ sở để quyết định số khách tối thiểu khởi hành.
Đừng quên những khoản hay bị bỏ sót
Dự toán đầu tiên của người mới thường thiếu. Những khoản hay bị quên là suất ăn và chỗ ngủ cho tài xế, cho hướng dẫn viên, phí đỗ xe, phí cầu đường, nước uống, khăn lạnh, quà nhỏ cho khách, chi phí liên lạc và in ấn tài liệu.
Ngoài ra còn những chi phí của chính công ty để làm ra đoàn đó: thời gian của người bán, của điều hành, chi phí quảng bá, phí thanh toán khi khách chuyển khoản qua một số kênh. Những khoản này không nằm trên phiếu dịch vụ nào nhưng vẫn là tiền thật.
Người làm sản phẩm có nghề luôn cộng thêm một khoản dự phòng cho phát sinh: thời tiết xấu phải đổi điểm, một khách ốm cần xe riêng. Khoản dự phòng này không lớn nhưng giúp tour không bị lỗ chỉ vì một chuyện nhỏ.
Sau mỗi đoàn, hãy so dự toán với thực chi. Khoản nào lần nào cũng vượt, nghĩa là dự toán của mình đang tính thiếu khoản đó.
Từ giá thành tới giá bán
Giá thành chưa phải là giá bán. Giá bán phải cộng thêm phần lợi nhuận để công ty sống được, phần hoa hồng nếu bán qua đại lý, và các khoản thuế theo quy định. Mức cụ thể mỗi công ty tự quyết và nên có kế toán tư vấn.
Một sai lầm hay gặp là tính giá bán dựa trên số khách tối đa cho rẻ để dễ bán, rồi đoàn chỉ có ít khách và bị lỗ. Hãy tính trên số khách thực tế mình có khả năng bán được, không phải số khách đẹp nhất.
Một sai lầm khác là cạnh tranh bằng cách cắt chi phí ở những chỗ khách cảm nhận rõ nhất: bữa ăn kém đi, xe cũ đi, hướng dẫn viên kém kinh nghiệm hơn. Tiết kiệm được một chút trên mỗi khách, nhưng mất khách quay lại.
Nếu tính xong mà giá bán cao hơn mức khách chấp nhận, đừng vội cắt chất lượng. Hãy xem lại cấu trúc tour: bớt một đêm, đổi một chặng di chuyển, ghép đoàn đông hơn. Thường có cách làm tour vừa túi tiền hơn mà vẫn giữ được điều khách nhớ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Tour ghép khách lẻ vì sao cần số khách tối thiểu?
Vì chi phí cố định như xe và hướng dẫn viên phải chia cho số khách. Ít khách quá thì mỗi người phải gánh phần lớn, giá thành vượt giá bán và tour bị lỗ. Số khách tối thiểu thường được tính từ điểm hoà vốn của tour.
Phụ thu phòng đơn là gì?
Khách sạn tính tiền theo phòng, nên khách đi một mình mà muốn ở riêng phải trả trọn tiền phòng thay vì chia đôi với người khác. Khoản chênh lệch đó được công ty ghi là phụ thu phòng đơn trong chương trình.
Có nên tính giá tour theo số khách tối đa không?
Không nên, trừ khi chắc chắn bán đủ. Tính theo số khách tối đa cho giá thấp và dễ bán, nhưng nếu đoàn thực tế ít người hơn thì công ty lỗ. Hãy tính theo số khách thực tế có khả năng đạt được.
Khoản dự phòng trong dự toán tour dùng để làm gì?
Để bù những phát sinh nhỏ như đổi điểm vì thời tiết, gọi xe riêng cho khách mệt, thêm bữa nhẹ khi đoàn bị trễ. Có khoản này, hướng dẫn viên xử lý được tại chỗ mà tour không rơi vào lỗ.
Giá thành tour có bao gồm chi phí văn phòng không?
Nhiều công ty tính riêng chi phí văn phòng rồi phân bổ dần vào các đoàn qua phần lợi nhuận. Dù cách nào, cũng phải đảm bảo tổng thu từ các đoàn đủ trang trải cả chi phí chung của công ty chứ không chỉ chi phí trực tiếp của từng đoàn.
