Dòng tiền của công ty lữ hành hay căng vì tiền phải ra trước tiền vào. Mình cọc cho khách sạn, nhà xe từ nhiều tuần trước, ứng tiền cho hướng dẫn viên trước ngày đi, trong khi khách có thể trả dần hoặc trả sau chuyến. Giữ được dòng tiền là thu cọc của khách đủ sớm, theo dõi công nợ đều đặn và không nhận đoàn vượt sức ứng của mình.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Có những công ty bán rất nhiều tour mà vẫn kẹt tiền, có khi đến mức không trả kịp nhà cung cấp. Tập này mình nói về dòng tiền ở mức cơ chế, dùng ví dụ giả định chứ không dùng con số thật. Chuyện thuế và sổ sách chi tiết thì bạn hỏi kế toán của mình.
Vì sao bán được nhiều mà vẫn kẹt tiền?
Lời lỗ và dòng tiền là hai chuyện khác nhau. Một đoàn có thể lời khi quyết toán xong, nhưng trong suốt mấy tuần trước đó công ty đã phải bỏ tiền ra cọc, ra ứng mà chưa thu đủ từ khách. Nếu cùng lúc có nhiều đoàn như vậy, tiền mặt cạn rất nhanh.
Mùa cao điểm là lúc dễ kẹt nhất. Nhà cung cấp đòi cọc nhiều hơn, sớm hơn. Khách đặt dồn dập, đoàn này chưa quyết toán xong đã phải ứng cho đoàn sau. Doanh thu nhìn trên giấy rất đẹp, nhưng tài khoản thì mỏng.
Khách đoàn công ty còn làm căng thêm. Nhiều nơi thanh toán theo quy trình nội bộ, có khi phần lớn tiền về sau khi tour kết thúc một thời gian. Trong lúc đó công ty lữ hành đã trả gần hết cho nhà cung cấp.
Hiểu điều này rồi thì sẽ thấy câu hỏi không chỉ là bán được bao nhiêu, mà là tiền của từng đoàn vào lúc nào và ra lúc nào.
Thu cọc của khách: sớm và rõ
Nguyên tắc đầu tiên là cố gắng để tiền cọc của khách về trước hoặc cùng lúc với tiền mình phải cọc cho nhà cung cấp. Nếu khách sạn đòi cọc khi giữ phòng, thì hợp đồng với khách cũng nên có một khoản cọc tương ứng khi đăng ký.
Các mốc thanh toán nên ghi rõ trong hợp đồng: cọc khi đăng ký, phần còn lại trước ngày khởi hành bao lâu. Với khách đoàn công ty, hãy thương lượng để có tạm ứng trước chuyến đi chứ đừng để toàn bộ thanh toán sau.
Hãy nhắc khách trước mỗi mốc vài ngày, nhẹ nhàng và rõ ràng. Nhiều khách không cố ý chậm, họ chỉ quên. Một tin nhắn đúng lúc giữ cho dòng tiền đều mà không mất lòng.
Và đừng bao giờ bắt đầu đặt dịch vụ lớn cho một đoàn khi chưa nhận được cọc, chỉ dựa vào lời hứa sẽ chuyển ngay. Lời hứa ấy không trả được tiền cọc khách sạn.
Tạm ứng cho hướng dẫn viên và chi phí trên đường
Hướng dẫn viên cần một khoản tạm ứng để chi những thứ phải trả tại chỗ: vé tham quan, nước uống, phát sinh nhỏ. Khoản này nên được tính trước dựa trên lịch chạy tour, không quá ít để người dẫn đoàn phải bỏ tiền túi, không quá nhiều để tiền nằm ngoài sổ sách lâu.
Giả sử một đoàn ba ngày cần trả tại chỗ khoảng mười đơn vị. Công ty ứng mười hai đơn vị để có phần đệm cho phát sinh. Khi về, hướng dẫn viên quyết toán, trả lại phần thừa hoặc được hoàn phần thiếu, kèm đủ chứng từ.
Khi nhiều đoàn chạy cùng lúc, tổng tạm ứng có thể là một khoản lớn. Hãy theo dõi riêng từng khoản ứng, ai đang giữ bao nhiêu, của đoàn nào, đến hạn quyết toán khi nào.
Càng ít chi tiền mặt tại chỗ càng tốt. Những dịch vụ có thể trả trước bằng chuyển khoản thì nên trả trước, vừa minh bạch vừa đỡ nặng cho hướng dẫn viên.
Theo dõi công nợ hằng tuần
Công nợ có hai chiều: ai đang nợ mình, và mình đang nợ ai. Một bảng đơn giản cập nhật mỗi tuần, liệt kê từng khoản theo đoàn, ngày đến hạn, đã thu hay đã trả bao nhiêu, là công cụ quan trọng nhất của chủ công ty nhỏ.
Nhìn vào bảng đó, bạn sẽ thấy trước được tuần nào tiền ra nhiều mà tiền vào ít. Thấy trước thì còn kịp nhắc khách thanh toán, kịp thương lượng giãn hạn với nhà cung cấp quen, thay vì đến sát ngày mới cuống.
Hãy đặc biệt để ý những khoản khách nợ đã quá hạn. Khoản nợ càng để lâu càng khó đòi. Một cuộc gọi lịch sự sớm hiệu quả hơn nhiều so với một lá thư gay gắt sau ba tháng.
Với nhà cung cấp, trả đúng hẹn là cách giữ uy tín. Nếu biết mình sẽ chậm, hãy gọi báo trước và hẹn ngày cụ thể. Nhà cung cấp chịu chờ người báo trước hơn là người im lặng.
Không nhận đoàn vượt sức ứng
Có những đoàn lớn hấp dẫn đến mức chủ công ty muốn nhận ngay, dù biết phải ứng trước một khoản vượt quá tiền mặt đang có. Đó là lúc nên dừng lại tính kỹ. Nếu đoàn đó có chuyện, khách huỷ hay chậm trả, công ty có thể không đứng dậy nổi.
Một cách tính đơn giản là luôn giữ một khoản tiền mặt đủ cho vận hành vài tuần, không đem khoản đó đi ứng cho đoàn nào. Chỉ dùng phần vượt lên để nhận thêm đoàn.
Nếu thật sự muốn nhận đoàn lớn, hãy thương lượng với khách một mức tạm ứng cao hơn, hoặc chia đoàn làm nhiều đợt thanh toán theo từng giai đoạn chuẩn bị.
Tăng trưởng chậm mà chắc vẫn tốt hơn tăng nhanh rồi gãy. Trong nghề lữ hành, những công ty sống lâu thường là những công ty biết nói không với những đoàn mình chưa đủ sức gánh.
Câu hỏi thường gặp
Công ty lữ hành nên thu cọc của khách bao nhiêu?
Mức cọc nên đủ để trang trải phần tiền mình phải cọc cho nhà cung cấp và rủi ro khi khách huỷ. Mỗi công ty tự quyết theo loại tour và mùa, nhưng cần ghi rõ trong hợp đồng cùng các mốc thanh toán và điều kiện hoàn cọc.
Khách đoàn công ty chậm thanh toán thì làm sao?
Nhắc lịch sự và sớm, gửi đủ chứng từ họ cần cho quy trình nội bộ, và thương lượng trước những đợt tạm ứng ngay từ khi ký hợp đồng. Với khách có lịch sử chậm trả, nên yêu cầu tạm ứng cao hơn cho các đoàn sau.
Có nên dùng tiền cọc của đoàn này để chi cho đoàn khác?
Đây là cách nhiều công ty nhỏ rơi vào vòng xoáy nợ. Nếu đoàn đầu bị huỷ hay có sự cố, cả hai đoàn đều gặp khó. Tốt nhất là theo dõi tiền theo từng đoàn và giữ một khoản tiền mặt riêng cho vận hành.
Tạm ứng cho hướng dẫn viên nên tính thế nào?
Dựa trên lịch chạy tour, liệt kê các khoản phải trả tại chỗ, cộng thêm một phần đệm cho phát sinh nhỏ. Ghi rõ khoản ứng theo từng đoàn và quyết toán ngay khi về để tiền không nằm ngoài sổ sách lâu.
Bảng theo dõi dòng tiền cần những cột gì?
Ít nhất gồm tên đoàn, khoản thu hoặc chi, đối tượng, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái đã thu hay đã trả. Cập nhật mỗi tuần và nhìn trước vài tuần tới để phát hiện sớm những tuần có thể thiếu tiền.
