Muốn kinh doanh dịch vụ lữ hành, theo cơ chế chung bạn cần có một doanh nghiệp, xin giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành phù hợp là nội địa hay quốc tế, đáp ứng điều kiện ký quỹ và có người phụ trách kinh doanh đủ chuyên môn. Thủ tục, mức tiền và giấy tờ cụ thể bạn phải tra lại ở cơ quan quản lý du lịch theo quy định hiện hành.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Nhiều hướng dẫn viên, điều hành sau vài năm đi làm đều nuôi ý định mở công ty riêng. Tập này mình không đọc luật cho bạn nghe, mà phác ra bức tranh những thứ cần chuẩn bị và những câu nên hỏi trước khi bỏ tiền ra. Mọi chi tiết pháp lý, bạn hãy hỏi đúng cơ quan có thẩm quyền.
Kinh doanh lữ hành khác bán vé, đặt phòng ở chỗ nào?
Một người giúp bạn bè đặt phòng khách sạn hay mua vé tàu chưa phải là kinh doanh lữ hành. Kinh doanh lữ hành là xây dựng, bán và tổ chức thực hiện chương trình du lịch, nghĩa là mình chịu trách nhiệm với khách về cả chuyến đi, từ chỗ ở, xe cộ, bữa ăn tới người dẫn.
Chính vì chịu trách nhiệm trọn chuyến đi mà hoạt động này được quản lý chặt hơn, phải có giấy phép, phải ký quỹ. Khi có sự cố, khách có quyền đòi công ty lữ hành chứ không phải đi đòi từng nhà xe, từng khách sạn.
Cũng có hình thức đại lý lữ hành, tức là bán chương trình du lịch của một công ty lữ hành khác để hưởng hoa hồng. Theo cơ chế chung, điều kiện để làm đại lý nhẹ hơn, nhưng đại lý không được tự tổ chức tour của mình.
Trước khi làm hồ sơ, hãy xác định rõ mình muốn làm đại lý hay làm công ty lữ hành, và nếu là công ty thì làm nội địa hay quốc tế. Câu trả lời quyết định gần như mọi bước sau.
Giấy phép nội địa và giấy phép quốc tế
Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa cho phép phục vụ khách du lịch trong nước đi trong lãnh thổ Việt Nam. Giấy phép quốc tế cho phép phục vụ khách nước ngoài vào Việt Nam, hoặc đưa khách ra nước ngoài, hoặc cả hai, tuỳ phạm vi được cấp.
Theo cơ chế chung, giấy phép nội địa và giấy phép quốc tế do những cấp quản lý khác nhau cấp, điều kiện ký quỹ cũng khác nhau, và giấy phép quốc tế thường đòi hỏi cao hơn. Bạn nên tra trên cổng thông tin của cơ quan quản lý du lịch để biết chính xác nơi nộp hồ sơ.
Nhiều công ty nhỏ bắt đầu bằng giấy phép nội địa vì gọn nhẹ hơn, tập trung vào một vài tuyến trong nước. Khi đã có khách quen, có kinh nghiệm và có đối tác nước ngoài, họ mới làm thủ tục cho mảng quốc tế.
Đừng chạy tour vượt quá phạm vi giấy phép của mình, ví dụ có giấy phép nội địa mà tổ chức tour đưa khách ra nước ngoài. Nếu có chuyện, công ty không được bảo vệ và có thể bị xử lý.
Người phụ trách kinh doanh lữ hành
Theo cơ chế chung, công ty lữ hành phải có người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, hoặc tốt nghiệp đúng chuyên ngành, hoặc có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành theo quy định. Đây không phải là một tên điền vào hồ sơ cho đủ.
Ý nghĩa của yêu cầu này là đảm bảo mỗi công ty có ít nhất một người hiểu nghề ở vị trí quyết định. Người đó biết cách xây chương trình, biết các yêu cầu an toàn, biết làm việc với nhà cung cấp và xử lý sự cố.
Nếu bạn là người sáng lập nhưng chưa có chuyên môn phù hợp, hãy tìm một cộng sự có kinh nghiệm, hoặc đi học lấy chứng chỉ trước. Mượn tên người khác để làm hồ sơ là con đường rủi ro, vì khi người đó rời đi, công ty có thể không còn đáp ứng điều kiện.
Điều kiện cụ thể về bằng cấp, chứng chỉ và thời gian kinh nghiệm có thể thay đổi, nên hãy hỏi trực tiếp cơ quan cấp phép trước khi làm hồ sơ.
Văn phòng, con người và nguồn lực ban đầu
Ngoài giấy tờ, một công ty lữ hành mới cần vài thứ rất thực tế. Một chỗ làm việc ổn định để đón khách và làm việc với đối tác. Một hệ thống lưu hồ sơ đoàn, dù chỉ là bảng tính gọn gàng. Một cách thanh toán minh bạch cho khách.
Về con người, công ty nhỏ thường bắt đầu với vài người kiêm nhiều việc: người sáng lập vừa bán vừa điều hành, một người lo kế toán, một mạng lưới hướng dẫn viên cộng tác. Hãy viết rõ ai chịu trách nhiệm việc gì, kể cả khi chỉ có hai người.
Về tiền, ngoài phần ký quỹ, cần tính đủ chi phí vận hành trong những tháng đầu khi chưa có nhiều khách, chi phí khảo sát tuyến, quảng bá và một khoản dự phòng. Nhiều công ty mới khó khăn không vì bán ít, mà vì đã tiêu hết tiền trước khi kịp có khách quen.
Nếu chưa chắc chắn, có người chọn làm cộng tác hay đại lý cho một công ty có sẵn một thời gian trước, vừa học vận hành, vừa xây khách hàng, rồi mới tách ra.
Những câu nên hỏi trước khi bỏ tiền
Mình sẽ phục vụ ai, và vì sao họ chọn mình thay vì những công ty đã có tên tuổi. Nếu câu trả lời chỉ là rẻ hơn, hãy cân nhắc lại, vì cạnh tranh giá là cuộc chơi mà công ty mới thường thua.
Mình đã có bao nhiêu khách sẵn sàng đi với mình ngay, và họ đến từ đâu. Những người quen đã từng đi đoàn do mình dẫn là vốn quý nhất của công ty mới.
Mình có đủ sức chịu những tháng vắng khách không. Du lịch có mùa, và một năm đầu tiên thường có những tháng trống.
Và cuối cùng, mình đã hỏi cơ quan quản lý du lịch về điều kiện cụ thể, hỏi kế toán về thuế và hoá đơn, hỏi người tư vấn pháp lý về hợp đồng mẫu chưa. Ba cuộc gặp đó tốn ít thời gian hơn nhiều so với việc sửa sai sau khi đã mở cửa.
Câu hỏi thường gặp
Đại lý lữ hành có được tự tổ chức tour không?
Theo cơ chế chung, đại lý lữ hành chỉ bán chương trình du lịch của công ty lữ hành mà mình làm đại lý, không tự tổ chức thực hiện tour. Muốn tự tổ chức tour, bạn cần thành lập doanh nghiệp và xin giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành.
Hộ kinh doanh có được kinh doanh lữ hành không?
Theo quy định từng áp dụng, kinh doanh dịch vụ lữ hành gắn với hình thức doanh nghiệp. Quy định có thể thay đổi, nên bạn hãy hỏi cơ quan quản lý du lịch hoặc người tư vấn pháp lý để biết chính xác trước khi đăng ký.
Xin giấy phép lữ hành mất bao lâu?
Thời gian xử lý hồ sơ được quy định theo từng thủ tục và có thể khác nhau tuỳ loại giấy phép. Hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu từ đầu sẽ giúp nhanh hơn. Hãy xem hướng dẫn trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi trực tiếp nơi nộp hồ sơ.
Có cần giấy phép riêng cho từng chi nhánh không?
Chi nhánh, văn phòng đại diện có những thủ tục thông báo riêng theo quy định. Trước khi mở thêm địa điểm kinh doanh, bạn nên hỏi cơ quan quản lý du lịch về việc cần thông báo hay đăng ký gì.
Mở công ty lữ hành nên bắt đầu với nội địa hay quốc tế?
Nhiều người bắt đầu với nội địa vì điều kiện nhẹ hơn và dễ kiểm soát tuyến điểm. Nếu bạn đã có đối tác và khách nước ngoài ổn định thì có thể tính tới quốc tế sớm hơn. Hãy chọn theo khách hàng thật mình đang có.
