Ký quỹ là khoản tiền mà công ty lữ hành gửi tại ngân hàng theo quy định, để khi khách gặp rủi ro mà công ty không tự lo được thì vẫn có nguồn xử lý. Còn yêu cầu người phụ trách kinh doanh đủ chuyên môn là bảo đảm công ty có người hiểu nghề đứng ở vị trí quyết định. Hai thứ này bảo vệ khách trước, rồi mới đến bảo vệ ngành.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Người mới mở công ty hay thấy ký quỹ là một khoản tiền nằm chết. Tập này mình nói vì sao luật đòi hỏi nó, nó vận hành ra sao ở mức cơ chế và nó ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền của một công ty nhỏ. Mức tiền và thủ tục cụ thể bạn tra theo quy định hiện hành nhé.
Ký quỹ để làm gì?
Hãy tưởng tượng một đoàn khách đang ở nơi xa thì công ty lữ hành ngừng hoạt động, không ai trả tiền khách sạn, không ai đưa khách về. Hoặc khách gặp tai nạn cần hỗ trợ khẩn cấp mà công ty không có khả năng chi trả. Ký quỹ sinh ra để có một nguồn tiền dành cho những tình huống như vậy.
Theo cơ chế chung, tiền ký quỹ được dùng để hỗ trợ khách du lịch trong trường hợp khẩn cấp hoặc khi công ty không thực hiện được nghĩa vụ với khách. Việc rút và dùng tiền ký quỹ phải theo quy định và có sự quản lý của cơ quan nhà nước, công ty không tự ý rút ra tiêu.
Vì vậy ký quỹ là một lời cam kết bằng tiền thật. Nó cho khách biết công ty có trách nhiệm tài chính, không phải ai muốn cũng có thể mở công ty, thu tiền tour rồi biến mất.
Với ngành, ký quỹ giúp lọc bớt những đơn vị làm ăn chộp giật, giữ uy tín chung cho những công ty làm đàng hoàng.
Mức ký quỹ phụ thuộc vào đâu?
Theo cơ chế chung, mức ký quỹ khác nhau giữa lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế, và trong mảng quốc tế còn khác nhau giữa đón khách vào và đưa khách ra nước ngoài. Đưa khách ra nước ngoài thường đòi mức cao hơn, vì rủi ro khi khách gặp chuyện ở nước ngoài cũng lớn hơn.
Mức cụ thể do quy định của nhà nước đặt ra và có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Mình sẽ không nêu con số ở đây vì rất dễ cũ. Hãy tra trên cổng thông tin của cơ quan quản lý du lịch hoặc hỏi ngân hàng nơi định ký quỹ.
Ký quỹ thường được thực hiện tại ngân hàng thương mại hoạt động hợp pháp ở Việt Nam, và ngân hàng sẽ cấp giấy xác nhận để nộp kèm hồ sơ xin giấy phép.
Một điều nên hỏi ngân hàng là tiền ký quỹ có được hưởng lãi không, và lãi được xử lý thế nào. Đó là chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng tới kế hoạch tài chính.
Ký quỹ ảnh hưởng dòng tiền của công ty nhỏ thế nào?
Với một công ty mới, khoản ký quỹ là một phần vốn không dùng được cho vận hành hằng ngày. Nếu vốn ban đầu ít, ký quỹ có thể chiếm một phần đáng kể, khiến công ty phải tính toán kỹ hơn cho những tháng đầu.
Vì vậy khi lập kế hoạch tài chính, hãy tách riêng khoản ký quỹ ra khỏi tiền vận hành. Đừng tính nó như một khoản dự phòng có thể rút ra khi cần, vì theo cơ chế chung công ty không được tự ý dùng.
Hãy cộng đủ các khoản khác: tiền thuê chỗ làm việc, lương người làm, chi phí khảo sát, quảng bá, tiền cọc cho nhà cung cấp trước khi khách thanh toán đủ. Rồi cộng thêm vài tháng dự phòng cho mùa vắng khách.
Nhiều người mở công ty chỉ tính được tiền ký quỹ và tiền thành lập, rồi bất ngờ khi thấy dòng tiền vận hành mới là thứ nặng nhất.
Vì sao luật đòi người phụ trách có chuyên môn?
Một công ty lữ hành không có ai hiểu nghề giống như một chiếc xe không có người lái quen đường. Nó có thể chạy được vài chuyến may mắn, nhưng gặp chỗ khó là lúng túng. Yêu cầu người phụ trách kinh doanh lữ hành có chuyên môn là để giảm rủi ro đó.
Người phụ trách cần hiểu cách xây dựng chương trình an toàn, cách chọn và quản lý nhà cung cấp, cách xử lý sự cố, các quyền và nghĩa vụ với khách. Đó là những thứ học ở trường và học trên đường.
Theo cơ chế chung, người này phải có bằng cấp chuyên ngành phù hợp hoặc chứng chỉ nghiệp vụ điều hành theo quy định, và làm việc thật cho công ty. Khi người phụ trách nghỉ việc, công ty cần thay người đáp ứng điều kiện trong thời hạn quy định, nếu không có thể không còn đủ điều kiện kinh doanh.
Vì vậy, đừng coi người phụ trách là chức danh điền cho đủ. Hãy để người đó thật sự tham gia vào các quyết định về sản phẩm và an toàn.
Những câu nên hỏi trước khi làm hồ sơ
Hỏi cơ quan quản lý du lịch: mức ký quỹ hiện hành cho loại giấy phép mình định xin là bao nhiêu, hồ sơ gồm những gì, nộp ở đâu, mất bao lâu, người phụ trách cần bằng cấp hay chứng chỉ gì.
Hỏi ngân hàng: thủ tục mở tài khoản ký quỹ thế nào, giấy xác nhận cấp trong bao lâu, lãi suất áp dụng ra sao, khi muốn thay đổi loại giấy phép thì xử lý khoản ký quỹ thế nào.
Hỏi kế toán: khoản ký quỹ ghi sổ thế nào, ảnh hưởng ra sao đến báo cáo tài chính và kế hoạch dòng tiền.
Hỏi chính mình: người phụ trách của công ty có gắn bó lâu dài không, nếu người đó rời đi thì kế hoạch thay thế là gì. Một công ty nhỏ phụ thuộc vào một người duy nhất nên có sẵn câu trả lời này.
Câu hỏi thường gặp
Tiền ký quỹ lữ hành có lấy lại được không?
Theo cơ chế chung, khi công ty chấm dứt hoạt động kinh doanh lữ hành và hoàn tất các nghĩa vụ theo quy định, khoản ký quỹ có thể được giải toả. Thủ tục cụ thể bạn hỏi cơ quan quản lý du lịch và ngân hàng nơi ký quỹ.
Công ty có được dùng tiền ký quỹ để trả nhà cung cấp không?
Không tự ý được. Tiền ký quỹ dùng cho những mục đích theo quy định như hỗ trợ khách trong tình huống khẩn cấp, và việc rút tiền phải theo thủ tục có sự quản lý của cơ quan nhà nước. Công ty cần có nguồn tiền vận hành riêng.
Người phụ trách kinh doanh lữ hành có phải là giám đốc không?
Không nhất thiết. Người phụ trách có thể là giám đốc hoặc một người khác giữ vị trí điều hành kinh doanh lữ hành, miễn đáp ứng điều kiện chuyên môn theo quy định. Hãy hỏi cơ quan cấp phép về chức danh cụ thể được chấp nhận.
Chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch học ở đâu?
Có các cơ sở đào tạo tổ chức khoá bồi dưỡng và thi chứng chỉ theo quy định. Trước khi đăng ký, hãy hỏi cơ quan quản lý du lịch xem chứng chỉ của cơ sở đó có được chấp nhận khi làm hồ sơ giấy phép hay không.
Ký quỹ có giống bảo hiểm cho khách không?
Không. Ký quỹ là khoản bảo đảm của công ty dùng trong những tình huống theo quy định, còn bảo hiểm du lịch là hợp đồng với công ty bảo hiểm để chi trả rủi ro cho khách theo điều khoản. Hai thứ bổ sung cho nhau chứ không thay thế nhau.
