Một hợp đồng lữ hành tốt ghi rõ chương trình, giá và những gì đã bao gồm, các mốc thanh toán, điều kiện huỷ và hoàn tiền, quyền đổi lịch khi gặp bất khả kháng, trách nhiệm của mỗi bên và loại bảo hiểm khách được hưởng. Nó bảo vệ cả khách lẫn công ty, và nên được người tư vấn pháp lý xem trước khi đưa vào dùng.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Ở nhiều công ty nhỏ, hợp đồng với khách là một tờ giấy chép từ đâu đó về, ít ai đọc kỹ cho tới khi có tranh chấp. Tập này mình đi qua những điều khoản quan trọng nhất ở mức cơ chế. Mình không thay được luật sư, chỉ giúp bạn biết nên hỏi luật sư những gì.
Vì sao cần hợp đồng ngay cả với khách quen?
Nhiều chủ công ty nhỏ ngại đưa hợp đồng cho khách quen vì sợ mất lòng. Nhưng hợp đồng không phải là sự nghi ngờ, nó là cách hai bên nói rõ với nhau từ đầu. Khi mọi thứ suôn sẻ, không ai mở nó ra. Khi có chuyện, nó giúp hai bên không phải dựa vào trí nhớ.
Thực tế nhiều tranh chấp không đến từ người xấu mà từ sự hiểu khác nhau. Khách nghĩ tour có bao gồm bữa tối cuối cùng, công ty nghĩ là không. Khách nghĩ huỷ trước mười ngày được hoàn toàn bộ, công ty nghĩ chỉ hoàn một phần. Có hợp đồng ghi rõ thì những hiểu lầm đó không xảy ra.
Với khách đoàn công ty, hợp đồng còn là giấy tờ cần thiết cho thủ tục thanh toán nội bộ của họ.
Theo cơ chế chung, kinh doanh lữ hành phải có hợp đồng với khách, nên đây không chỉ là thói quen tốt mà còn là yêu cầu quản lý. Hãy hỏi người tư vấn pháp lý về những nội dung bắt buộc theo quy định hiện hành.
Chương trình, giá và những gì bao gồm
Hợp đồng nên đính kèm chương trình tour làm một phần không tách rời, ghi rõ ngày đi, ngày về, điểm đến, nơi ở, phương tiện, số bữa ăn. Nếu chương trình có thể điều chỉnh thứ tự điểm tham quan, hãy ghi điều đó ngay trong hợp đồng.
Phần giá phải ghi rõ giá cho mỗi khách hay cho cả đoàn, giá trẻ em tính thế nào, phụ thu phòng đơn, giá đã gồm thuế hay chưa. Phần bao gồm và không bao gồm nên khớp từng chữ với chương trình gửi khách.
Số khách cũng là điều cần ghi. Với đoàn công ty, hãy ghi số khách dự kiến, mốc chốt số khách cuối cùng, và cách tính khi số thực tế tăng hay giảm so với dự kiến.
Một sai lầm hay gặp là gửi chương trình đã sửa qua tin nhắn mà không cập nhật vào hợp đồng. Khi có tranh chấp, hai bên cầm hai bản khác nhau.
Thanh toán, huỷ và hoàn tiền
Các mốc thanh toán nên ghi cụ thể: cọc bao nhiêu khi ký, phần còn lại trước ngày khởi hành bao lâu, thanh toán bằng cách nào. Nếu khách trả chậm thì xử lý thế nào.
Điều kiện huỷ thường chia theo mốc thời gian. Huỷ càng sát ngày đi, phần hoàn lại càng ít, vì công ty đã phải cọc và có thể không lấy lại được tiền từ nhà cung cấp. Các mốc này nên phản ánh đúng điều kiện mà khách sạn, nhà xe, hãng vận chuyển áp dụng cho công ty.
Cũng nên ghi rõ trường hợp công ty là bên huỷ, ví dụ tour ghép không đủ khách tối thiểu. Khi đó khách được hoàn thế nào, có được chuyển sang ngày khác không.
Viết điều khoản huỷ bằng ngôn ngữ dễ hiểu, kèm ví dụ nếu cần. Khách hiểu rõ từ đầu thì khi phải áp dụng sẽ ít tranh cãi hơn nhiều.
Bất khả kháng và trách nhiệm hai bên
Bất khả kháng là những sự kiện ngoài khả năng kiểm soát của hai bên như thiên tai, dịch bệnh, quyết định của cơ quan nhà nước. Hợp đồng nên ghi rõ khi gặp bất khả kháng thì công ty được quyền đổi lịch trình thế nào, chi phí phát sinh xử lý ra sao, khách có được hoàn phần dịch vụ chưa dùng không.
Trách nhiệm của công ty thường gồm cung cấp đúng dịch vụ như đã cam kết, bảo đảm an toàn hợp lý cho khách, có hướng dẫn viên đủ điều kiện, xử lý khi có sự cố.
Trách nhiệm của khách thường gồm cung cấp thông tin đúng, mang theo giấy tờ cần thiết, tuân thủ hướng dẫn an toàn, báo trước về tình trạng sức khoẻ cần lưu ý, và tự chịu trách nhiệm với tài sản cá nhân.
Điều khoản về giải quyết tranh chấp cũng nên có: hai bên thương lượng trước, nếu không được thì đưa ra cơ quan nào. Phần này rất nên để người tư vấn pháp lý viết.
Bảo hiểm du lịch cho khách
Bảo hiểm du lịch là hợp đồng giữa công ty và một đơn vị bảo hiểm, chi trả cho những rủi ro như tai nạn, ốm đau bất ngờ trong chuyến đi theo điều khoản của gói bảo hiểm. Theo cơ chế chung, với một số loại tour, công ty lữ hành phải mua bảo hiểm cho khách trong thời gian đi tour. Bạn nên tra quy định hiện hành để biết chính xác.
Hợp đồng với khách nên ghi rõ khách được hưởng loại bảo hiểm nào, mức chi trả tối đa thuộc nhóm nào, ai là đơn vị bảo hiểm và khi có chuyện thì liên hệ thế nào. Đưa cho khách bản tóm tắt điều khoản để họ biết mình được gì.
Hướng dẫn viên phải mang theo thông tin bảo hiểm của đoàn: số hợp đồng, số điện thoại hỗ trợ, danh sách khách được bảo hiểm. Khi có sự cố, báo bảo hiểm càng sớm càng tốt và giữ đủ giấy tờ y tế, hoá đơn.
Khách muốn được bảo vệ cao hơn có thể tự mua thêm. Công ty nên gợi ý điều đó, nhất là với tour nước ngoài, người lớn tuổi hay tour có hoạt động vận động nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng tour có cần công chứng không?
Thông thường hợp đồng dịch vụ du lịch giữa công ty và khách không bắt buộc công chứng, chỉ cần hai bên ký đúng thẩm quyền. Tuy vậy, yêu cầu có thể khác tuỳ trường hợp, hãy hỏi người tư vấn pháp lý của công ty.
Khách huỷ tour vì ốm có được hoàn tiền không?
Tuỳ điều khoản hợp đồng và gói bảo hiểm khách đã mua. Một số gói bảo hiểm có chi trả khi huỷ chuyến vì lý do sức khoẻ có giấy tờ chứng minh. Hợp đồng nên ghi rõ cách xử lý để hai bên không phải tranh cãi.
Công ty đổi lịch trình giữa chừng có vi phạm hợp đồng không?
Nếu việc đổi do bất khả kháng hay vì an toàn của khách và hợp đồng có điều khoản cho phép, thường không bị coi là vi phạm. Nếu đổi vì lý do của công ty mà làm giảm dịch vụ, khách có quyền yêu cầu bù đắp theo hợp đồng.
Bảo hiểm du lịch có chi trả mất hành lý không?
Tuỳ gói bảo hiểm. Có gói chỉ chi trả tai nạn và y tế, có gói bao gồm cả hành lý và giấy tờ. Hãy đọc kỹ điều khoản và thông báo rõ cho khách để họ biết mình được bảo vệ đến đâu.
Có nên dùng hợp đồng mẫu trên mạng không?
Có thể tham khảo, nhưng không nên dùng nguyên văn. Mỗi công ty có loại tour, mảng khách và điều kiện nhà cung cấp riêng. Hãy nhờ người tư vấn pháp lý chỉnh mẫu cho phù hợp và cập nhật khi quy định thay đổi.
