Phần mềm quản lý tour giúp gom hồ sơ đoàn, danh sách khách, đặt chỗ nhà cung cấp, công nợ và lịch hướng dẫn viên vào chung một nơi, để không còn cảnh mỗi người giữ một bảng tính riêng. Chọn phần mềm nên bắt đầu từ việc đang tốn thời gian nhất, thử với vài đoàn trước rồi mới chuyển hết.
Chào bạn, đây là Nhà Lữ Hành. Nhiều công ty nhỏ vẫn chạy bằng sổ tay, bảng tính và trí nhớ của người điều hành. Có lúc vẫn ổn, cho tới khi người đó nghỉ phép hay số đoàn tăng gấp đôi. Mình không giới thiệu phần mềm nào ở đây, chỉ nói cách nghĩ để chọn và dùng cho khỏi rối thêm.
Khi nào công ty cần phần mềm?
Có vài dấu hiệu rõ. Hai người cùng sửa một danh sách khách và không ai biết bản nào mới nhất. Tìm lại xác nhận đặt phòng của một đoàn mất cả buổi. Công nợ nhà cung cấp chỉ có trong đầu người kế toán. Lịch hướng dẫn viên bị trùng vì ghi ở hai chỗ.
Khi những chuyện như vậy xảy ra thường xuyên, thời gian sửa lỗi đã lớn hơn thời gian làm việc. Đó là lúc nên nghĩ tới một công cụ chung.
Với công ty rất nhỏ, vài đoàn mỗi tháng, một bộ bảng tính được tổ chức gọn gàng và dùng chung có khi đã đủ. Không phải ai cũng cần một phần mềm lớn ngay.
Điều quan trọng không phải công cụ nào, mà là mọi người cùng dùng một nguồn thông tin duy nhất. Một công ty ba người dùng chung một bảng tính có quy tắc rõ ràng vẫn gọn gàng hơn một công ty mười người mỗi người một phần mềm. Hãy bắt đầu từ thói quen làm việc chung, công cụ chỉ là bước sau.
Những việc nên đưa lên phần mềm trước
Hồ sơ đoàn là phần cốt lõi: chương trình, danh sách khách, danh sách xếp phòng, các dịch vụ đã đặt, xác nhận của nhà cung cấp. Có một chỗ để mọi người cùng xem là đỡ được rất nhiều cuộc gọi hỏi nhau.
Danh bạ nhà cung cấp kèm điều kiện giá, điều kiện huỷ, ghi chú chất lượng. Khi người điều hành nghỉ việc, mạng lưới không đi theo họ.
Công nợ và thanh toán: khoản nào phải thu, khoản nào phải trả, đến hạn khi nào. Phần này cần phối hợp với kế toán để không lệch với sổ sách chính thức.
Lịch hướng dẫn viên và xe: ai đang dẫn đoàn nào, ngày nào trống. Những phần như tiếp thị, báo cáo phân tích có thể để sau, khi phần cốt lõi đã chạy ổn.
Chọn phần mềm: hỏi gì trước khi mua
Hãy liệt kê những việc mình muốn phần mềm làm, theo thứ tự ưu tiên. Mang danh sách đó đi hỏi, đừng để người bán kể một loạt tính năng rồi mình mới nghĩ xem có cần không.
Hỏi về dữ liệu: dữ liệu lưu ở đâu, ai có quyền xem, có xuất ra được không nếu sau này muốn đổi phần mềm khác. Dữ liệu khách là tài sản và trách nhiệm của công ty, không nên để bị khoá vào một nơi.
Hỏi về hỗ trợ: khi gặp lỗi lúc nửa đêm mùa cao điểm thì gọi ai. Phần mềm tốt mà không ai hỗ trợ thì cũng như không.
Dùng thử với dữ liệu thật của vài đoàn cũ trước khi quyết định. Cho chính người điều hành và kế toán thử, vì họ là người dùng hằng ngày.
Chuyển dữ liệu và tập cho nhân viên
Đừng chuyển tất cả trong một ngày. Chọn một thời điểm vắng khách, bắt đầu với những đoàn mới, chạy song song với cách cũ một thời gian ngắn để so sánh và bắt lỗi.
Dữ liệu cũ nên được dọn trước khi đưa lên: bỏ những liên hệ đã lỗi thời, thống nhất cách ghi tên nhà cung cấp, cách viết số điện thoại. Đưa dữ liệu bẩn lên phần mềm mới thì chỉ có thêm một nơi chứa dữ liệu bẩn.
Tập cho nhân viên bằng chính những việc họ làm hằng ngày, không phải bằng một buổi giới thiệu tính năng dài. Chỉ định một người trong công ty làm đầu mối, ai vướng thì hỏi người đó.
Chấp nhận tháng đầu sẽ chậm hơn. Sau vài tuần, khi mọi người quen, thời gian tìm kiếm và sửa lỗi sẽ giảm rõ rệt.
Tránh rối thêm sau khi đổi
Cái bẫy hay gặp là có phần mềm rồi mà mọi người vẫn giữ bảng tính riêng cho chắc. Khi đó công ty có hai nguồn thông tin, rối hơn trước. Phải thống nhất rằng từ ngày nào thì phần mềm là nơi duy nhất.
Một cái bẫy khác là bắt phần mềm làm mọi thứ, cài thêm hàng loạt tính năng không ai dùng. Giữ cho đơn giản, chỉ thêm khi có nhu cầu thật.
Phân quyền rõ ràng: ai được xem gì, ai được sửa gì. Thông tin khách như giấy tờ tuỳ thân, sức khoẻ chỉ những người cần mới được xem.
Cuối mỗi mùa, hãy ngồi lại xem phần mềm có thật sự giúp không, chỗ nào còn vướng. Công cụ là để phục vụ người làm việc, không phải ngược lại.
Câu hỏi thường gặp
Công ty lữ hành nhỏ có cần phần mềm quản lý tour không?
Không nhất thiết ngay từ đầu. Với ít đoàn, bảng tính dùng chung được tổ chức tốt có thể đủ. Khi số đoàn tăng và bắt đầu có nhầm lẫn giữa nhiều bản thông tin, đó là lúc nên cân nhắc một công cụ chung.
Nên đưa những gì lên phần mềm quản lý tour trước?
Hồ sơ đoàn, danh sách khách và xếp phòng, danh bạ nhà cung cấp kèm điều kiện, công nợ thu chi, lịch hướng dẫn viên và xe. Những phần như tiếp thị hay phân tích có thể thêm sau.
Dữ liệu khách trên phần mềm cần bảo vệ thế nào?
Phân quyền chỉ cho người cần mới được xem, dùng mật khẩu mạnh, không chia sẻ tài khoản, và hỏi rõ nhà cung cấp phần mềm về nơi lưu dữ liệu và khả năng xuất dữ liệu ra. Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Chuyển sang phần mềm mới mất bao lâu?
Tuỳ quy mô, nhưng nên làm từ từ, bắt đầu với các đoàn mới vào mùa vắng khách, chạy song song một thời gian ngắn. Tháng đầu thường chậm hơn, sau vài tuần sẽ quen.
Nhân viên không chịu dùng phần mềm thì làm sao?
Tìm hiểu lý do, thường là vì khó dùng hay chưa được tập kỹ. Tập bằng chính công việc hằng ngày, có người đầu mối hỗ trợ, và thống nhất phần mềm là nguồn thông tin duy nhất từ một ngày cụ thể.
